Cambios en la versión 4.4 de documentos electrónicos (Costa Rica)

¿Qué es la versión 4.4 y obligatoriedad?

La versión 4.4 es la última actualización de los comprobantes electrónicos (facturas, tiquetes, notas de crédito/débito, etc.) definidos por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Esta actualización introduce nuevos campos y tipos de documentos para mejorar el control fiscal y la trazabilidad. Su implementación fue establecida por la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 (publicada en La Gaceta el 19 de noviembre de 2024). Según esa resolución, los contribuyentes disponían de seis meses (desde el 1° de diciembre de 2024) para migrar a la versión 4.4. Originalmente, la vigencia plena de la 4.4 quedó prevista para el 1 de junio de 2025 (con adopción anticipada opcional desde el 1 de abril de 2025). Posteriormente, la Dirección General de Tributación amplió este plazo: la fecha límite obligatoria pasó al 1 de septiembre de 2025. A partir de esa fecha, todas las facturas electrónicas deben emitirse según 4.4 (la versión 4.3 solo podrá usarse para notas de crédito/débito que ajusten documentos previos).

Cambios principales en emisión y recepción

La versión 4.4 introduce múltiples modificaciones funcionales sin cambiar la esencia de los procesos de facturación. Entre los cambios más relevantes se encuentran:

• Nuevo tipo de documento: Recibo Electrónico de Pago. Se adiciona un comprobante específico para documentar pagos o abonos en ventas a crédito. Esto permite diferir la declaración del IVA hasta el momento en que se recibe el pago (tal como lo permite el artículo 27 de la Ley de IVA). Por ejemplo, al vender a crédito se emite la factura normalmente y luego, cada vez que se paga el monto o parte de él, se emite un recibo electrónico de pago para informar a Hacienda el cobro recibido.
  
• Pagos electrónicos (SINPE Móvil, etc.). Se agregan nuevos campos para identificar pagos realizados a través de plataformas digitales. Específicamente, se incluyen códigos especiales para indicar que el cobro se hizo mediante SINPE Móvil u otras aplicaciones de pago electrónico. Esto da trazabilidad a las transacciones digitales y debe reflejarse en el comprobante.
  
• Combos, paquetes o surtidos. Se habilitan campos para detallar productos que se venden en paquetes o combos (por ejemplo, canastas navideñas o promociones agrupadas). El emisor del comprobante debe desglosar cada ítem dentro del combo en la factura, de modo que Hacienda pueda identificar los productos incluidos. En la práctica, esto significa que al facturar un paquete de varios productos se anotan individualmente en los detalles del comprobante.
  
• Descuentos clasificados. En lugar de anotar libremente porcentaje y monto de un descuento, ahora se deben usar códigos predefinidos que describen el tipo de descuento. La versión 4.4 incluye diez códigos nuevos (como “descuento por regalía”, “bonificación”, “descuento promocional”, “descuento sostenido”, etc.). En la factura se indica cuál(es) de estos códigos aplica al descuento otorgado. Esto permite a Hacienda conocer la razón del descuento en cada operación.
  
• Factura electrónica de compra ampliada. Se mantiene el comprobante de “factura electrónica de compra” (que ya existía en 4.3 para compras a proveedores no obligados a facturar digitalmente), pero con alcance mayor. Ahora se debe usar para documentar compra de servicios o intangibles desde el exterior. Esto incluye, por ejemplo, la adquisición de servicios digitales de proveedores extranjeros. Cabe aclarar que no se aplica para importación de bienes tangibles, que siguen documentándose como hasta ahora.
  
• Nuevos códigos y categorías. Se amplían otras opciones en el comprobante electrónico:
  
  • Tipos de identificación: en la factura de compra se agregan los rubros “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”, para casos de proveedores especiales.
    
  • Condiciones de venta: se incorporan las opciones “Arrendamiento Operativo” y “Arrendamiento Financiero” en las condiciones de venta.
    
  • Tipos de descuento: además de los mencionados, se incluyen nuevos códigos como “regalía”, “regalía con IVA al cliente”, “bonificación”, entre otros.
    
  • Tipos de exoneración: se añade la opción “Exoneración a Zona Franca” en la lista de exoneraciones posibles.
    
  • Tipos de documento: se amplía la lista de conceptos en comprobantes electrónicos al añadir “Depósito de garantía”, “Multas o penalizaciones” e “Intereses moratorios”.
    

Estos cambios no alteran las operaciones comerciales de base, pero sí requieren adaptar el sistema de facturación para incluir los nuevos campos y valores en las facturas y demás comprobantes.

Impacto en los procesos de facturación y contabilidad

Para las empresas y usuarios, la migración a la versión 4.4 implica principalmente actualizaciones de software y ajustes operativos:

• Sistemas de facturación y ERP: Es indispensable actualizar el software de facturación electrónica o el ERP contable para que genere comprobantes en 4.4 y capture todos los campos nuevos (pagos digitales, códigos de descuento, etc.). Los proveedores de software deben liberar esta actualización antes del 1° de septiembre de 2025. En la práctica, esto puede requerir coordinar con el departamento de TI o con el proveedor del sistema para su puesta en marcha y pruebas.
  
• Registros contables: Con el recibo electrónico de pago, los contadores deberán cambiar su forma de contabilizar ventas a crédito. El IVA correspondiente a la operación se diferencia hasta que se recibe el pago. Esto puede requerir ajustar procedimientos contables internos para reflejar correctamente la deferral del impuesto. También habrá que revisar el procesamiento de facturas de compra internacionales (agregar el IVA de importación) según los nuevos requisitos.
  
• Procesos de venta: Quienes ofrezcan combos o promociones deben capacitar al personal de ventas y facturación para que al generar la factura incluyan el detalle completo de los productos del combo, en lugar de registrarlo como un único renglón genérico. Asimismo, el personal debe conocer los nuevos códigos de descuento para aplicarlos según corresponda.
  
• Trazabilidad fiscal: Los cambios brindan a Hacienda mayor detalle de las operaciones, por lo que las empresas deben estar preparadas para entregar esta información adicional en caso de fiscalización. Por ejemplo, al utilizar los códigos de descuento o las nuevas condiciones de venta, hay que asegurarse de usar correctamente las opciones disponibles en el comprobante.
  
• Capacitación y comunicación: Es recomendable formar al equipo contable y de facturación sobre las novedades (por ejemplo, con sesiones internas o aprovechando las capacitaciones que ofrece la Dirección de Tributación). También conviene informar a clientes o proveedores si los cambios afectan las facturas que les emite o recibe la empresa (por ejemplo, en el uso del recibo electrónico de pago).
  

En resumen, la implementación de la versión 4.4 no altera las reglas tributarias básicas, pero sí agrega detalles formales que las empresas deben reflejar en sus facturas electrónicas. Planificar con tiempo estas adaptaciones evita errores al entrar en vigor el nuevo estándar.

Recomendaciones prácticas para adaptarse

• Actualizar el sistema de facturación: Verifique con su proveedor de software que existe soporte para la versión 4.4 y programe la actualización. Realice pruebas antes de la fecha límite.
  
• Revisar ofertas y políticas internas: Si su empresa usa paquetes o concede descuentos, asegúrese de conocer los nuevos campos (detalle de ítems, códigos de descuento) para registrar correctamente esas operaciones.
  
• Preparar flujos de caja a crédito: Si vende a crédito, incorpore el proceso de emitir recibos electrónicos de pago cuando se efectúe el cobro. Ajuste el registro del IVA en sus libros según el pago efectivamente recibido.
  
• Capacitar al personal: Informe al equipo de ventas, facturación y contabilidad sobre los cambios y cómo afectan sus tareas diarias. Considere documentos de referencia o sesiones formativas.
  
• Consultar fuentes oficiales: La Dirección General de Tributación (DGT) y el Portal del Contribuyente (ATV) disponen de documentación oficial (resoluciones, manuales, ejemplos). Por ejemplo, la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 (publicada en La Gaceta 217, Alcance 186, del 19/11/2024) contiene los detalles técnicos de la versión 4.4. También esté atento a comunicados de Hacienda (como el aviso del 11 de febrero de 2025) para cualquier ajuste de plazo.
  
• Planificar la migración: Aproveche la posibilidad de implementar 4.4 antes del plazo final. Cuanto antes actualice el sistema y el personal se familiarice con los cambios, mayor será la flexibilidad para resolver eventualidades.
  

Fuentes oficiales y referencias

• Ministerio de Hacienda – Resolución DGT-0027-2024 “Disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos” (La Gaceta No. 217, Alcance 186, 19 nov 2024). Establece los cambios y plazos (vigencia inicial 1 de junio de 2025).
  
• Ministerio de Hacienda – Comunicado CP–08–2025 (11 feb 2025): Anuncia la prórroga del plazo hasta el 1 de septiembre de 2025.
  
• Portal del Contribuyente (ATV Hacienda): Sección “Anexos y Estructuras”, donde se publican los documentos oficiales (esquemas y guías) para cada versión (incluidos los anexos de la versión 4.4).
  
• Asesoría especializada: Artículos y boletines de firmas contables y legales (por ejemplo, KPMG y Deloitte) resumen los cambios clave.
  

Estos recursos ofrecen información detallada y actualizada para ayudar a las empresas a comprender y aplicar correctamente la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos.