¡Bienvenido al mundo empresarial de Costa Rica! Si eres un nuevo contribuyente, uno de los primeros y más importantes procesos que debes dominar es la facturación electrónica. Lejos de ser un trámite opcional, es el sistema obligatorio para validar tus ventas y servicios ante el Ministerio de Hacienda. Esta guía rápida te llevará por los pasos esenciales.
Paso 1: Estar Inscrito en Hacienda Antes de emitir una sola factura, debes estar debidamente registrado como contribuyente ante la Dirección General de Tributación (DGT). Esto implica tener definida tu actividad económica principal y tus obligaciones tributarias. Este registro es la base de todo el sistema.
Paso 2: Obtener la Llave Criptográfica Imagina la llave criptográfica como tu firma digital, personal e intransferible. Es un archivo seguro que te permite «firmar» cada comprobante electrónico, garantizando su autenticidad. Esta llave se genera de forma gratuita desde el portal de Administración Tributaria Virtual (ATV) de Hacienda. ¡Cuídala bien, es la identidad digital de tu negocio!
Paso 3: Elegir un Sistema de Facturación Tienes varias opciones para emitir tus comprobantes:
- Facturador Gratuito de Hacienda: Es una opción básica y sin costo, ideal para quienes emiten un volumen muy bajo de facturas.
- Plataformas de Terceros: Son sistemas de pago que ofrecen una experiencia mucho más amigable, soporte técnico, y funciones adicionales como reportes, gestión de clientes y la búsqueda integrada de códigos CABYS. Para la mayoría de los negocios, esta es la opción más eficiente.
Paso 4: Configurar tu Información Una vez elegido tu sistema, deberás configurarlo con la información de tu negocio: nombre o razón social, cédula, dirección, número de teléfono, y tu logo si deseas personalizar la apariencia de tus facturas.
Paso 5: ¡Tu Primer Comprobante! El proceso general es sencillo:
- Ingresa los datos de tu cliente (nombre y cédula).
- Añade los productos o servicios que estás vendiendo.
- Asigna el código CABYS correspondiente a cada línea.
- Verifica los montos e impuestos.
- ¡Emitir y enviar! El sistema se encargará de enviarlo a Hacienda para su validación y hacérselo llegar a tu cliente.
Dominar la facturación electrónica es un paso crucial para la formalidad y el éxito. Al principio puede parecer complejo, pero con la herramienta adecuada, se convertirá en una tarea rápida y rutinaria.
