Emitir una factura electrónica en Costa Rica parece sencillo hasta que Hacienda te la rechaza. Y casi siempre no es culpa de la plataforma ni del sistema: es un dato mal puesto, un paso que se saltó o una casilla que quedó sin marcar.
La buena noticia es que los errores que rechazan comprobantes son casi siempre los mismos. Si los conocés, los evitás. En esta guía te muestro los 7 errores más comunes al emitir facturas electrónicas, por qué pasan y cómo corregirlos en minutos.
En este artículo:
- Credenciales de Hacienda incompletas
- Escoger la opción equivocada en el ATV
- Código CAByS incorrecto o ausente
- No seleccionar la actividad económica
- No guardar cada línea de detalle
- Confundir factura con tiquete electrónico
- Querer «editar» un comprobante ya enviado
1. Credenciales de Hacienda incompletas
Es el rechazo número uno. Para que Hacienda acepte tus facturas necesitás tres datos, no dos, no uno:
- Usuario y contraseña de producción los generás en el portal ATV de Hacienda.
- Llave criptográfica el archivo
.p12que descargás de la oficina virtual. - PIN de la llave el código de 4 dígitos que vos creaste al generar la llave.
Si falta cualquiera de los tres, tus comprobantes no salen. Muchos usuarios cargan el .p12 pero olvidan el PIN, o registran el usuario sin la contraseña de producción.
Cómo corregirlo: en DAC Facturación andá a Mi Perfil → Datos de Compañía y revisá que los tres pilares de autenticación estén completos antes de emitir tu primera factura.
2. Escoger la opción equivocada en el ATV
Este error es traicionero porque no lo notás hasta que ya no funciona nada. Cuando generás tus credenciales en el portal Tico Factura de Hacienda, tenés que seleccionar la opción «No voy a utilizar otro programa».
Si elegís cualquier otra opción, el usuario que se genera no sirve con DAC Facturación ni con ningún otro proveedor externo. Vas a poder registrarlo, pero las facturas nunca se van a aceptar.
Cómo corregirlo: volvé al portal ATV, generá las credenciales de nuevo escogiendo «No voy a utilizar otro programa» y actualizalas en tu perfil.
3. Código CAByS incorrecto o ausente
El CAByS (Catálogo de Bienes y Servicios) es el «DNI» de cada producto o servicio. Hacienda lo exige para clasificar lo que vendés y para saber qué IVA aplicar. Sin el código correcto, tu comprobante puede ser rechazado o Hacienda puede cuestionar la tasa de impuesto.
El error típico: poner un CAByS que no corresponde al producto, lo que arrastra un IVA equivocado.
Cómo corregirlo: usá el buscador de CAByS (el ícono de la lupa en la línea de detalle) para encontrar el código exacto. Al seleccionarlo, el sistema actualiza automáticamente el porcentaje de IVA. Si el producto no está en tu catálogo, podés digitar la descripción y el CAByS a mano en la misma línea.
4. No seleccionar la actividad económica
Parece un detalle menor y es una de las causas más frecuentes de rechazo, sobre todo en las notas de crédito. Antes de darle «Enviar» tenés que seleccionar la actividad económica bajo la cual estás registrado en Hacienda para esa venta.
Si tenés varias actividades registradas, elegí la que corresponda al bien o servicio que estás facturando en esa transacción específica.
Cómo corregirlo: en el encabezado de la factura (y en cada nota de crédito) confirmá la actividad económica antes de enviar. No lo dejés en blanco.
5. No guardar cada línea de detalle
Este error no rechaza el comprobante, pero te deja una factura mal hecha. Cada vez que agregás un producto o servicio, tenés que hacer clic en «Guardar cambios» en esa línea antes de avanzar.
Si no lo hacés, los datos de esa línea se pueden perder o no reflejarse en el total. Resultado: una factura enviada con un monto incorrecto que ya no podés editar.
Cómo corregirlo: tomá el hábito de guardar línea por línea. Y usá siempre «Vista Previa» antes de enviar para revisar que los montos y las líneas estén correctos.
6. Confundir factura electrónica con tiquete electrónico
No son lo mismo, y usar el equivocado te puede traer problemas con tu cliente:
- Factura Electrónica: se emite cuando el cliente necesita que el gasto sea deducible. Requiere identificar completamente al receptor (nombre, cédula, correo).
- Tiquete Electrónico: es para ventas rápidas al detalle donde no se necesita identificar al comprador.
El error clásico: emitir un tiquete a un cliente que necesitaba una factura para deducir el gasto. Ese cliente vuelve a pedírtelo y te toca corregir.
Cómo corregirlo: antes de emitir, preguntate si el cliente va a deducir ese gasto. Si la respuesta es sí, emití factura electrónica.
7. Querer «editar» un comprobante ya enviado
Una vez que un comprobante fue enviado y aceptado por Hacienda, no se puede modificar. Punto. Muchos usuarios pierden tiempo buscando el botón de editar que no existe.
La forma correcta de corregir un comprobante emitido es con una Nota de Crédito. La regla de oro: «lo que se ve en pantalla es lo que se anula». El sistema carga el documento original; dejás visible solo lo que querés reversar.
Cómo corregirlo: si te equivocaste en una factura ya enviada, generá una Nota de Crédito (total o parcial según el caso) y recordá seleccionar la actividad económica antes de enviarla.
Checklist rápido antes de enviar cualquier factura
- ✅ Los tres pilares de autenticación están completos (usuario/contraseña ATV, llave
.p12, PIN). - ✅ Generaste las credenciales con «No voy a utilizar otro programa».
- ✅ El CAByS de cada producto es el correcto.
- ✅ Seleccionaste la actividad económica en el encabezado.
- ✅ Guardaste cada línea de detalle.
- ✅ Elegiste factura o tiquete según lo que el cliente necesita.
- ✅ Revisaste todo en Vista Previa.
¿Querés entender la facturación electrónica de principio a fin? Leé nuestra Guía Definitiva de Facturación Electrónica en Costa Rica 2026.
