Emitir una factura electrónica debería ser simple. Pero la realidad es que Hacienda es exigente: si hay un error pequeño, rechaza todo.
El peor error es descubrirlo DESPUÉS de que el cliente ya recibió la factura rechazada. Ahí empiezan los problemas: el cliente se molesta, vos tenés que emitir nota de crédito y factura nueva, y pierdes tiempo administrativo.
Esta guía te muestra los 10 errores más comunes que causan rechazo, y cómo evitar cada uno. Si seguís estos consejos, tus facturas van a pasar al primer intento.
Vamos.
Error 1: Cédula del Cliente Incompleta o Incorrecta
El Problema
Facturás a un cliente, pero ingresás:
- Cédula mal digitada (ej: 1234567 en vez de 1-2345-678)
- Solo números, sin los guiones
- Cédula incompleta (faltan dígitos)
- Cédula que no existe
Hacienda valida que la cédula sea real. Si no existe o está mal, rechaza la factura al instante.
La Solución
- Verificá la cédula con el cliente directamente — no asumir
- Formato correcto: X-XXXX-XXXX para personas físicas
- Para empresas: Los dígitos exactos como aparecen en el RUT
- Copiá y pegá la cédula (no la escribas a mano)
- Antes de emitir, revisá una vez más
En DAC Facturación
Cuando registres el cliente:
- Campo «Cédula»: Pegá la cédula exacta
- Si es incompleta, DAC te da error antes de emitir
- Corregí y emite de nuevo
Error 2: CAByS Incorrecto o No Registrado
El Problema
Facturás un servicio con un código CAByS que:
- No corresponde a tu actividad económica registrada
- No existe en el catálogo
- Está mal digitado
Ejemplo: Sos consultor (actividad 7320), pero facturás un producto con código de agricultura (1031). Hacienda rechaza.
La Solución
- Antes de registrar productos, buscá el CAByS correcto:
- Entrá a bccr.fi.cr
- Buscá tu producto/servicio
- Copí el código exacto
- Registrá cada producto UNA SOLA VEZ con su CAByS correcto en tu software
- Cuando facturas, el software debe auto-llenar el CAByS (no lo ingresés manual)
- Si ya facturaste mal:
- Emitís nota de crédito (anulá factura)
- Emitís factura nueva con CAByS correcto
En DAC Facturación
- Módulo «Productos y Servicios»
- Registrá cada producto con CAByS
- DAC te permite buscar CAByS dentro de la plataforma (más fácil que ir al BCCR)
Error 3: IVA Mal Calculado o Tasa Incorrecta
El Problema
Facturás con IVA 13% cuando debería ser 4%, o viceversa.
Ejemplo: Vendés pan (4% IVA), pero lo facturás con 13%.
La Solución
- El software debe calcular automático según CAByS
- No ingresés IVA manual
- Si el CAByS está bien, el IVA es automático
Las tasas en Costa Rica:
- 13%: Tasa general (la mayoría)
- 4%: Alimentos, medicinas
- 2%: Algunos servicios específicos
- 0%: Exenciones (exportaciones, algunos servicios)
En DAC Facturación
- Cuando registrás un producto con CAByS, DAC asigna automático la tasa de IVA
- Al facturar, solo confirmá que la tasa sea correcta
- No cambies manual
Error 4: Cliente Sin Identificación (Cuando es Obligatorio)
El Problema
Facturás a empresa o profesional sin ingresar la cédula del cliente.
Hacienda exige que facturas a empresas/profesionales lleven cédula del receptor.
La Solución
¿Cuándo es obligatorio ingresarla?
- Facturas a empresas: SIEMPRE
- Facturas a profesionales independientes: SIEMPRE
- Tiquetes a consumidor final: NO es obligatorio
Si es factura → Cédula obligatoria
Si es tiquete → Cédula opcional
En DAC Facturación
- Antes de emitir factura, DAC te pide la cédula
- Si la dejás en blanco, no te deja emitir
- Ese error previene rechazos
Error 5: Consecutivo Duplicado o Saltado
El Problema
Emitís dos facturas con el mismo número, o salteás números.
Ejemplo: Factura 001, Factura 003, sin la 002.
Hacienda valida que los números sean secuenciales.
La Solución
Tu software (DAC, Alegra, etc.) auto-genera el consecutivo.
No lo cambies manualmente. Dejaló que el software numere.
Si saltaste números:
- Contactá soporte (puede que te ayuden a recuperar la secuencia)
- Emitís factura de contingencia por los números que faltaron
En DAC Facturación
- DAC numera automático
- Cada factura lleva el siguiente número
- No podés (ni deberías) editarlo
Error 6: Datos del Emisor (Vos) Incorrectos
El Problema
La factura muestra tu nombre, cédula o dirección mal.
Ejemplo: «Empresa SRL» en lugar de «Empresa S.A.»
Hacienda cruza esos datos con lo registrado en TRIBU-CR. Si no coinciden, rechaza.
La Solución
- Verificá tus datos en TRIBU-CR:
- Nombre legal exacto
- Cédula jurídica exacta
- Dirección registrada
- En tu software (DAC), registrá tus datos tal cual aparecen en Hacienda
- Una vez registrado, no lo cambies
- Si Hacienda actualizó tus datos, actualiza también en DAC
Error 7: Comprobante Rechazado, ¿Ahora Qué?
El Problema
Emitiste la factura y Hacienda la rechazó.
La Solución Correcta
NO emitas nota de crédito sobre una factura rechazada.
Si la factura fue rechazada, para Hacienda esa factura NO EXISTE.
Pasos correctos:
- Identificá por qué Hacienda rechazó (debe haber un código de error)
- Corregí el error (cédula, CAByS, IVA, lo que sea)
- Emitís nueva factura con el siguiente número consecutivo
- NO necesitás nota de crédito porque la rechazada no existe en Hacienda
Si emitís nota de crédito sobre una factura que Hacienda ya rechazó:
- Creas confusión (Hacienda no sabe a qué factura se refiere)
- Posible sanción por inconsistencia
Error 8: Formato de Datos Incorrecto
El Problema
Ingresás datos con formato mal:
- Precio: «10.500» en lugar de «10500» (punto vs coma)
- Teléfono: «+506 6141-1761» en lugar de «61411761»
- Email: incompleto o mal escrito
La Solución
- Números sin puntos de separación (usa coma solo si es decimal)
- Email válido y completo (usuario@dominio.com)
- Teléfono sin símbolos (solo números)
En DAC Facturación
- DAC valida formato automático
- Si hay error, te lo indica antes de emitir
- Corregí y emite de nuevo
Error 9: Factura Después de Vencer el Periodo
El Problema
Es agosto, pero intentás facturar algo de junio.
Hacienda rechaza facturas con fechas viejas o futuras.
La Solución
La fecha de la factura debe ser la fecha del día que emitís.
No factures «retroactivamente» (es decir, no emitas facturas de meses atrás).
Si vendiste en junio pero olvidaste facturar:
- Facturá en agosto (fecha actual)
- Pero en la descripción anotá la fecha real de venta si es necesario para el cliente
- Hacienda valida la fecha de emisión, no la de venta
Error 10: Llave Criptográfica Vencida
El Problema
Intentás emitir, pero tu llave criptográfica expiró.
Las llaves duran 4 años. Pasado ese tiempo, no funciona.
La Solución
- Genera llave nueva en TRIBU-CR
- Accedé 2 meses ANTES de vencer
- No esperes al último día
- En TRIBU-CR:
- Hacé click en «Llave criptográfica de producción»
- Hacé click en «Revocar llave actual»
- Hacé click en «Generar nueva llave»
- Configurá la nueva llave en tu software (DAC)
- Nuevamente: archivo .p12 + PIN
- Listo. Podés seguir facturando con la llave nueva
Checklist: Antes de Emitir Cualquier Factura
Antes de hacer click en «Emitir», verificá:
✅ Cédula del cliente: Correcta, completa, formato X-XXXX-XXXX
✅ CAByS: Existe, es válido, corresponde a mi actividad
✅ IVA: Correcto según el CAByS (no lo cambies manual)
✅ Datos del cliente: Nombre, email, teléfono — sin errores
✅ Datos tuyos (emisor): Nombre, cédula, dirección — exactos como en Hacienda
✅ Consecutivo: Auto-generado por el software (no lo edites)
✅ Fecha: Es la de hoy (no fechas viejas o futuras)
✅ Llave criptográfica: Vigente (no vencida)
✅ Conexión a internet: Activa
✅ Software: Sin errores previosSi todo está ✅, emitís. Si hay ⚠️, corregís primero.
¿Qué Hacer Si Hacienda Rechaza?
- Leé el código de error que Hacienda devuelve
- Identifica qué está mal (es casi siempre uno de los 10 errores de arriba)
- Corregí en tu software
- Emitís factura NUEVA (no nota de crédito sobre rechazada)
- Verificá que pase al segundo intento
Conclusión
La mayoría de rechazos son prevenibles. Simplemente:
- Verificá cédulas
- Usá CAByS correcto
- Dejá que el software calcule IVA
- No editez consecutivos manualmente
- Monitoreá vencimiento de llave
Si seguís estas reglas, tus facturas van a pasar siempre.
Próximo paso: Lee Facturación Electrónica en Costa Rica: La Guía Definitiva para 2026 para una visión completa.
